Найм сотрудников через аутсорсинг

Компании не всегда выгодно создавать собственный HR-отдел или нанимать отдельных специалистов для временных и непрофильных задач. В таких ситуациях часть функций можно передать внешнему исполнителю.

Найм сотрудников через аутсорсинг помогает снизить внутреннюю нагрузку, быстрее подключить нужную экспертизу и заранее определить стоимость работ. Однако важно понимать, какую именно модель сотрудничества выбирает компания: передачу бизнес-процесса подрядчику, временное предоставление персонала или поиск человека в штат.

Что такое аутсорсинг персонала? Это передача внешней специализированной компании отдельных функций или целого бизнес-процесса, связанного с сотрудниками.

Например, подрядчику можно передать поиск кандидатов, кадровое администрирование, расчет выплат, обучение или управление отдельным проектом.

Если объяснять простыми словами, кадровый аутсорсинг это возможность получить профессиональную HR-функцию без создания полноценного внутреннего подразделения.

При этом важно не смешивать аутсорсинг с предоставлением персонала. При классическом аутсорсинге заказчик покупает определенную услугу или результат, а подрядчик самостоятельно организует работу своих специалистов.

Компания может передать внешнему исполнителю весь комплекс HR-задач или только отдельные направления:

• анализ потребности в персонале;
• составление профиля должности;
• поиск и подбор кандидатов;
• проведение первичных интервью;
• оценку hard skills и soft skills;
• проверку рекомендаций;
• подготовку тестовых заданий;
• кадровое делопроизводство;
• расчет зарплаты и обязательных выплат;
• адаптацию новых сотрудников;
• обучение и развитие команды;
• аудит работы сотрудника или отдела;
• консультации по вопросам управления персоналом.

Состав услуг зависит от задач бизнеса и выбранной модели сотрудничества.

Аутсорсинг HR-функций может быть полезен:

• малому бизнесу без собственного HR-отдела;
• стартапам на этапе формирования команды;
• компаниям с редкими или точечными вакансиями;
• бизнесу, которому нужен массовый подбор;
• организациям с сезонной нагрузкой;
• компаниям, запускающим новое направление;
• руководителям, которым не хватает экспертизы для оценки кандидатов;
• бизнесу, который хочет сократить административную нагрузку.

Такой формат особенно удобен, если потребность в HR-специалисте возникает периодически и содержать отдельного сотрудника в штате невыгодно.

Готовы снизить затраты и риски, связанные с персоналом?

Перед передачей HR-функций стоит определить, какие процессы действительно нужно отдать подрядчику, а какие оставить внутри компании.

Начать можно с аудита потребностей: оценить текущую команду, нагрузку, планы развития и причины появления новых вакансий. Иногда бизнесу нужен новый сотрудник, а иногда проблему можно решить перераспределением обязанностей или усилением существующей команды.

Запрос «сотрудники на аутсорсинге что это» часто связан со смешением нескольких разных моделей. На практике между ними есть принципиальные отличия.

Аутсорсинг — это передача сторонней компании целого блока работ или бизнес-процесса

Заказчик передает подрядчику определенную функцию и получает согласованный результат.

Например, внешняя компания может полностью вести подбор персонала, кадровое администрирование, бухгалтерию или техническую поддержку. Подрядчик сам организует работу своих специалистов и отвечает за выполнение услуги.

Аутстаффинг — это модель аренды специалистов у кадрового агентства

При аутстаффинге или законной модели предоставления труда работников специалист официально оформлен у одной организации, но временно выполняет задачи в интересах принимающей стороны.

Работа таких сотрудников может находиться под управлением и контролем заказчика. Эта деятельность регулируется отдельно и требует соблюдения установленных законом условий.

Рекрутинг — это услуга по поиску кандидата для оформления в штат заказчика

Кадровое агентство ищет, оценивает и рекомендует специалистов. После выбора кандидат оформляется непосредственно в компанию-заказчика.

Рекрутинг подходит, если бизнесу нужен постоянный сотрудник в команду, а не передача внешнему подрядчику всего процесса.

Кратко:

• аутсорсинг, компания покупает результат или услугу;
• аутстаффинг, компания временно использует труд предоставленного специалиста;
• рекрутинг, агентство находит сотрудника для оформления в штат заказчика.

Существует несколько основных моделей.

Полный HR-аутсорсинг. Внешний партнер берет на себя большую часть функций по поиску, оформлению, адаптации и сопровождению сотрудников.

Частичный аутсорсинг. Подрядчику передают конкретные процессы, например подбор персонала, кадровое делопроизводство или обучение.

Проектный формат. Внешняя команда подключается на ограниченный срок, например для запуска отдела, массового найма или выхода в новый регион.

Консультационное сопровождение. Специалисты помогают сформировать профиль должности, оценить кандидатов, провести аудит команды или выстроить систему найма, а основную работу компания выполняет самостоятельно.

Выбор модели зависит от количества вакансий, внутренних ресурсов, сроков и уровня экспертизы команды заказчика.

Преимущества (плюсы) для компании-заказчика:

• не нужно содержать полноценный внутренний HR-отдел;
• можно быстро подключить профильных специалистов;
• снижается нагрузка на собственника и руководителей;
• появляется доступ к готовым инструментам поиска и оценки;
• легче масштабировать подбор под текущую потребность;
• стоимость услуг заранее фиксируется в договоре;
• внутренние сотрудники могут сосредоточиться на основных задачах бизнеса;
• снижается риск ошибочной оценки кандидатов.

При качественной организации аутсорсинг помогает быстрее получить нужный результат без длительного построения внутренней HR-функции.

Недостатки (минусы), которые важно контролировать:

• внешний подрядчик не всегда глубоко понимает культуру компании;
• возможны сложности с передачей информации;
• качество результата зависит от компетентности исполнителя;
• требуется контроль конфиденциальности и персональных данных;
• при неверно поставленной задаче подрядчик может искать не того специалиста;
• сотрудники внешней команды могут быть меньше вовлечены во внутренние процессы.

Чтобы снизить риски, необходимо заранее согласовать цели, критерии оценки, сроки, ответственность сторон и формат отчетности.

Анализ потребностей

Работа начинается с диагностики. Подрядчик общается с собственником, руководителем отдела и будущими коллегами нового сотрудника.

На этом этапе важно понять:

• зачем компании нужен специалист;
• какие задачи он будет выполнять;
• какие навыки обязательны;
• кому он будет подчиняться;
• как будет оцениваться результат;
• можно ли решить задачу без расширения команды.

Заключение договора

В договоре фиксируются:

• состав услуг;
• сроки выполнения;
• стоимость;
• обязанности сторон;
• правила работы с персональными данными;
• формат отчетности;
• условия замены сотрудника;
• порядок завершения сотрудничества.

Чем точнее описан результат, тем меньше риск разного понимания задачи.

Поиск сотрудников

Исполнитель составляет профиль кандидата, выбирает каналы поиска, обрабатывает отклики и проводит первичный отбор.

При необходимости используются профессиональные сообщества, базы кандидатов, рекомендации и прямой поиск.

Оформление и ввод в проект

Порядок оформления зависит от модели.

При рекрутинге кандидат переходит в штат заказчика. При аутсорсинге специалисты остаются сотрудниками или исполнителями подрядчика, который отвечает за организацию работы и согласованный результат.

Перед началом проекта сотрудникам передают задачи, доступы, регламенты и критерии оценки.

Текущее управление и отчетность

Во время сотрудничества стороны контролируют сроки, качество работы и достижение установленных показателей.

Формат отчетности может включать:

• статус задач;
• результаты подбора;
• количество обработанных кандидатов;
• причины отказов;
• рабочие показатели сотрудников;
• рекомендации по корректировке процесса.

Завершение сотрудничества

После выполнения проекта стороны принимают результат, закрывают доступы, передают документы и согласовывают дальнейшие действия.

Если сотрудничество продолжается, можно изменить объем работ, подключить новые HR-функции или перейти к другой модели сопровождения.

Вывод

Аутсорсинг помогает передать внешней компании отдельную HR-функцию или целый процесс. Он подходит бизнесу, которому нужна профессиональная экспертиза без создания собственного отдела.

Но перед началом сотрудничества важно правильно определить модель. Если нужен готовый результат, подойдет аутсорсинг. Если требуется временное предоставление специалистов, нужно рассматривать регулируемую модель предоставления персонала. Если компания хочет нанять постоянного сотрудника, речь идет о рекрутинге.

Правильный выбор начинается с анализа задач бизнеса, а не с формального открытия вакансии.